Sensible Daten wirksam schützen

Sicheres Scannen

Beim Scannen auf modernen Multifunktionsgeräten zeigen sich exemplarisch sowohl die Chancen als auch die Risiken moderner, IT-gestützter Workflows: Kombiniert mit leistungsfähiger Texterkennungssoftware erlaubt das Scannen ein schnelles und effizientes Überführen von klassischen Papierarchiven in moderne Datenarchive. In Zeiten zunehmender Vernetzung unterliegen unternehmenswichtige Datensätze jedoch auch erheblichen Risiken. Die Herausforderung liegt darin, die Potenziale der Digitalisierung optimal zu nutzen und sich gleichzeitig vor den Risiken wirksam zu schützen.

Rechtssicherheit im Fokus

Mit der TR RESISCAN hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) eine Richtlinie veröffentlicht, die Rechtssicherheit beim sogenannten ersetzenden Scannen sicherstellt. Ersetzendes Scannen bezeichnet das Scannen von Dokumenten zur Dokumentendigitalisierung mit anschließender Vernichtung der Papieroriginale bei gleicher Beweiswerterhaltung in der Dokumentenarchivierung. Gemeinsam mit unseren Partnern stellen wir für unsere Kunden die Einhaltung der Vorgaben sicher. Die Xerox Connect Key-Plattform ermöglicht über die Vorschau direkt am MFD die Qualitätskontrolle. Nutzer entscheiden noch am Gerät über die Weiterverarbeitung oder Vernichtung der gescannten Informationen.

Xerox ConnectKey: Sicher mit System

Daten­sicher­heit muss heute ein zen­trales An­liegen jedes Unter­nehmens sein. Xerox hat diese Her­aus­for­derung früh erkannt und zum zen­tralen stra­te­gischen Ziel der Produkt­ent­wicklung gemacht. Die Sicher­heits­funk­tionen und -merk­male der Xerox ConnectKey Tech­nologie gehen deshalb weit über den Branchen­standard hinaus. Unter­nehmen, Orga­nisa­tionen und Re­gie­rungen, bei denen dem Thema Daten­sicher­heit höchste Prio­rität ein­ge­räumt werden muss, ent­schei­den sich daher ein­hellig für Xerox: In den USA etwa, dem Heimat­land von Xerox, haben sich 10 von 10 der größten Banken, alle 50 U.S. Bundes­staaten und 10 von 10 der größten Uni­versi­täten für Xerox ent­schieden.

Zertifiziert nach internationalem Standard

Common Criteria for Information Technology Security Evaluation nach ISO 15408 (kurz „Common Criteria“ oder CC) ist der einzige international anerkannte Standard für die Sicherheitszertifizierung. Xerox war der erste Hersteller, der MFD-Komplettsysteme zertifizieren ließ. Denn nur ein ganzheitlicher Ansatz führt zu Erfolg: Da jede Komponente der Multifunktionsplattform eine potenzielle Angriffsstelle ist, sind nur solche Sicherheitszertifizierungen sinnvoll, die alle Komponenten umfassen, darunter Betriebssystem, Netzwerkschnittstelle, Festplatte(n), Webserver, PDL-Interpreter, MFD Bedienungsoberfläche, lokale Hardware-Anschlüsse und Faxsystem.

So Scannen Sie sicher

Scanausgabe Mailbox

Bei Verwendung der MFD-Funktion „Scanausgabe: Mailbox“ kann die Ziel-Mailbox mit einem Kennwort geschützt werden, sodass die darin gespeicherten Scans nur von autorisierten Personen abgerufen werden können. Die Sicherheit der Funktion „Scanausgabe: Mailbox“ wird zusätzlich durch die Verschlüsselung der Bilddatenpartition der Festplatte verbessert.

Scanausgabe E-Mail

Dank der Verschlüsselung von E-Mails mittels Smartcard-Authentifizierung können Benutzer über die öffentlichen Schlüssel der jeweiligen Empfänger bis zu 100 E-Mails an verschiedene Empfänger aus dem LDAP-Verzeichnis senden. Zur Sicherheit protokolliert der MFD sämtliche E-Mail-Sendevorgänge, und optional können Bestätigungen an den Administrator gesendet werden.

Prüfprotokoll

Alle Vorgänge Schwarz auf Weiß: Xerox-MFD und viele unserer Drucker können Überwachungsprotokolle anlegen, um Aktivitäten nach Dokument, Benutzer und Funktion zu überwachen und zu dokumentieren. Auf neueren Geräten ist das Überwachungsprotokoll standardmäßig aktiviert und kann vom Systemadministrator je nach Bedarf deaktiviert oder aktiviert werden.

Das Wichtigste in Kürze:

Die leistungsfähigen Scanfunktionen moderner Multifunktionsdrucker schließen die Lücke zwischen digitaler und physischer Welt.

Die Möglichkeit, physische Dokumente im Handumdrehen in digitale Daten zu überführen, birgt enorme Potenziale – und Risiken.

Da jede Komponente im System eine potenzielle Angriffsstelle ist, sind nur Schutzmaßnahmen sinnvoll, die alle Komponenten umfassen.

Mit der ConnectKey Technologie verfolgt Xerox einen ganzheitlichen Ansatz und sorgt dafür, dass Ihre Dokumente auch in digitaler Form sicher sind.

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