Rechtssicherheit durch professionellen Datenschutz

Sichere Archivierung

Im Rahmen der Neuordnung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) hat der Gesetzgeber die Unternehmen verbindlich seit 1.1.2017 über den rechtskonformen Umgang mit digitalen Dokumenten informiert. Durch die DSVGO sind darüber hinaus die Rechte Ihrer Mitarbeiter, Geschäftspartner und Kunden definiert. Bei vielen Unternehmen klafft hinsichtlich der gesetzlichen Vorgaben eine große Lücke. Dies kann im Ernstfall zu Bußgeldern oder der Nicht-Anerkennung eines Jahresabschlusses führen.

Dokumenten-Management

Management mit System

Die sy­ste­ma­tische und um­fassende Antwort auf diese Her­aus­for­derungen kann heute nur in einem pro­fe­ssio­nellen Doku­menten­manage­ment­system (DMS) be­stehen. Dabei handelt es sich um ein zentrales System, in dem alle Doku­mente, sei es in digi­taler oder (gescannter) Papier­form, ihren Platz finden. Differen­zierte und leicht ein­zu­rich­tende Be­rech­ti­gungs­struk­turen sorgen dafür, dass Dokumente nur von be­rech­tigten Mit­arbeiterInnen ge­sehen oder bear­beitet werden können. Auto­matische Lösch­fristen stellen die Ein­haltung der DSGVO sicher. Aus­ge­reifte Sicher­heits­mecha­nis­men schützen Ihre Unter­nehmens­daten vor Ver­lust oder Be­schä­digung.

Perfekt für den Einstieg

Die revisions­sichere Auf­be­wahrung büro­archiv erfüllt die ge­setz­lichen An­for­de­rungen an die Lang­zeit­archi­vierung und lässt auch für kleinere Unter­nehmen den Traum vom sicheren, papier­losen Büro Wirklichkeit werden. Durch eine einfache und selbst­er­klärende Browser-Bedien­ober­fläche wird jedem Nutzer ein leichter Ein­stieg in die digitale Archi­vierung er­möglicht. büro­archiv ist außerdem auf die spe­zi­fischen An­for­de­rungen und Wün­sche des Mittel­standes zu­ge­schnitten. Be­stehende Work­flows müssen Sie hier­bei nicht um­ge­stellt werden. Daten werden auf einem zentralen Server im Unter­nehmen ge­speichert und ver­lassen nicht das eigene Haus.

DMS für höchste Ansprüche

Größere Unter­nehmen fin­den mit dem DMS System von DocuWare maß­ge­schnei­derte Lö­sungen, um Doku­mente zu digi­tali­sieren, sicher über alle Ab­tei­lungen hin­weg zu ver­walten und ver­füg­bar zu machen, Compliance Richt­linien zu be­folgen und ge­setz­liche Doku­men­ta­tions­pflich­ten ein­zu­hal­ten. Digi­tale Doku­mente werden pro­fessionell und sicher auf­be­wahrt, in einer pro­fessionellen Cloud, einem Rechen­zentrum oder auf lokalen Servern „On-premise“. So sind sie schnell und orts­un­ab­hängig ver­fügbar und können selbst nach un­vor­her­ge­sehenen Er­eignissen wie Natur­kata­stro­phen oder Hacker-An­griffen zu­ver­lässig wieder­her­ge­stellt werden.

Das Wichtigste in Kürze:

Der Umgang mit geschäftlichen Unterlagen im Unternehmen unterliegt umfangreichen gesetzlichen Vorgaben der GOBD und der DSVGO.

Durch moderne digitale Dokumentenmanagementsysteme (DMS) schaffen Unternehmen zugleich Daten- und Rechtssicherheit.

Die revisionssichere Aufbewahrung büroarchiv erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an die Langzeitarchivierung auch für kleinere Unternehmen.

Größere Unternehmen finden mit dem DMS System von DocuWare maßgeschneiderte Lösungen, um Dokumente professionell zu verwalten.

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