Aktuelles

Das elektronische Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer

Wichtige Info für Notare zum Start am 01.01.2022

Notarielle Urkunden werden ab Januar 2022 gem. §55 Absatz 2 BeurkG auch elektronisch hinterlegt. Dazu wurde das elektronische Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer eingerichtet. Ab diesem Stichtag müssen zeitnah alle Urkunden digital vorliegen.

Die Bundesnotarkammer gibt allgemeine Anforderungen zum Einscannen und zur digitalen Verwahrung von Urkunden vor. Diese müssen gem. §56 Absatz 1 BeurkG bei der Übertragung von bestehenden Papierdokumenten in die elektronische Form eingehalten werden. Die Vorgaben beziehen sich sowohl auf die Hardware als auch die Software, sofern diese zur Erstellung der Digitalen Urkunde (Scans) genutzt wird.

Notare müssen daher ein solches Scan-System rechtzeitig beschaffen und einrichten. Alle neuen Urkunden und Dokumente werden vom Notariat selbst digitalisiert und im elektronische Urkundenarchiv abgelegt.

Das wird ab dem 01.01.2022 wichtig:

Der Notar haftet für die richtige Ablage der vollständigen digitalen Urkunden.

Arbeitsabläufe im Notariat müssen angepasst werden, um dieser neuen Dokumentenarchivierung zu entsprechen.

Notwendige Anforderungen

PDF/a ohne Komprimierung

Scannen von Dokumenten mit mind. 300 dpi Auflösung

Möglichkeit von Farbscans

Verarbeitung von Dokumenten bis DIN A3

Keine Bildveränderung (Begradigung, automatische Abrundung von Kanten, etc.)

Betriebshandbuch liegt vor

Empfohlene Anforderungen

Festplattenüberschreibung

Fernzugriffe über Netzwerke blockieren

Zugriffsberechtigung (PIN-Code)

SSL verschlüsselte Übertragung

Dokumenteneinzug mit mind. 50 Blatt

Doppeleinzugserkennung

Für Notare empfehlen wir folgende Multifunktionsdrucker:

Xerox PrimLink MFP für Notare

Xerox® PrimeLink® C9065/C9070

Xerox® AltaLink C81xx, B81xx Serie

Xerox MFP für Notariat AltaLink C80XX

Xerox® AltaLink C80xx, B80xx Serie

Xerox MFP für Notariat VersaLink C70xx

Xerox® VersaLink C70xx, B70xx Serie